Så här behandlar kommunstyrelsen personuppgifter

Kommunikationsenheten ansvarar för kommunens hemsida och intranät, sociala medier och trycksaker.

Kommunikationsenhetens verksamhet omfattar till exempel hantering av där personuppgiftsbehandlingar kan förekomma. Där inget annat anges gäller Ockelbo kommuns regler.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för kommunikationsenheten behandling av personuppgifter är till exempel:

• Allmänhetens intresse
• Journalistiska ändamål

Ursprung och mottagare

De personuppgifter kommunikationsenheten behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade.

De mottagare som kommunikationsenheten kan komma att dela personuppgifter med är bland annat kontrakterade leverantörer och andra myndigheter.

Ekonomienhetens verksamhet omfattar till exempel kundfakturering, utbetalning av bidrag och ersättningar, hantering av krav- och inkassoärenden, erhållna bidrag samt försäkringsärenden personuppgiftsbehandlingar kan förekomma.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för ekonomienhetens behandling av personuppgifter är till exempel att:

• upprätta kundfakturor
• upprätta underlag för utbetalningar
• handlägga krav- och inkassoärenden
• handlägga erhållna bidrag
• handlägga försäkringsärenden

Ursprung och mottagare

De personuppgifter ekonomienheten behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade. Uppgifterna kan även komma från till exempel Skatteverket eller Arbetsförmedlingen.

De mottagare som ekonomienheten kan komma att dela personuppgifter med är bland annat försäkringsbolag, inkassobolag, domstol och andra myndigheter.

Trafiksamordnarens verksamhet omfattar till exempel hantering av skolskjutsar där personuppgiftsbehandlingar förekommer.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för trafiksamordnares behandling av personuppgifter är att

• Tillgodose elevers rätt till skola genom att möta behov av skolskjuts

Ursprung och mottagare

De personuppgifter trafiksamordnare behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade. Uppgifterna kan även komma från till exempel utbildnings- och kulturförvaltningen.

De mottagare som trafiksamordnare kan komma att dela personuppgifter med är bland annat kontrakterade leverantörer, försäkringsbolag, domstol och andra myndigheter.

Kommunarkivet ansvarar för att förvara information från kommunala verksamheter som skola, social omsorg och kommunala bolag. Exempelvis beslut, personakter, ritningar, kartor och fotografier.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för kommunarkivets behandling av personuppgifter är att bevara, ordna och vårda kommunens historiska information, så att informationen kan användas för forskning, rättskipning och förvaltning, samt för att tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

Ursprung och mottagare

De personuppgifter som kommunarkivet behandlar kommer från kommunstyrelse, nämnder, förvaltningar samt kommunala bolag.

De som i första hand är mottagare av personuppgifterna är kommunarkivets handläggare och medarbetare inom kommunens styrelser, nämnder och förvaltningar samt allmänhet och forskare.

Näringslivsenheten är en resurs för företag och blivande företagare. Näringslivsenheten ger information och verkar för att skapa mötesplatser och stimulera till att olika nätverk samarbetar. Nyhetsbrev skickas ut via ett företagsregister.

Näringslivsenhetens verksamhet omfattar till exempel hantering av mötesanteckningar, samverkansavtal, mötesinbjudningar där personuppgiftsbehandlingar kan förekomma.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för näringslivsenhetens behandling av personuppgifter är till exempel

• Kallelser, mötesprotokoll och minnesanteckningar, inbjudningar till evenemang, möten
• Kommunicera om näringslivsarbete via hemsida och sociala media
• Företagsregister, nyhetsbrev till de som anmält att de önskar ta del av dessa
• Teckna olika överenskommelser om samverkan, internt och externt. Ansökan, avtal för servicepunkter och hemsändning.
• Mejla till företag i tredje land, t ex svar på RFI (etableringsförfrågan)

Ursprung och mottagare

De personuppgifter näringslivsenheten behandlar kommer i stor omfattning direkt från register, deltagare, registrerade.

Enheten för säkerhet, beredskap och folkhälsa planerar och samordnar kommunens arbete för säkerhet och beredskapsfrågor samt arbetet med säkerhetsskydd. Enheten samordnar och planerar även kommunens övergripande arbete kring brottsförebyggande och övriga folkhälsofrågor.

Enheten för säkerhet, beredskap och folkhälsa verksamhet omfattar till exempel hantering av registerkontroller, deltagarlistor av olika slag, kontaktlistor samt styrdokument där personuppgiftsbehandlingar kan förekomma.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för enheten för säkerhet, beredskap och folkhälsas behandling av personuppgifter är till exempel:

• Kontaktuppgifter till anställda för att kunna ställa förfrågningar till säkerhetspolisen om registerkontroll
• Kontaktuppgifter till anställda för att kunna nå dessa inom en kris/allvarlig störning
• Kontaktuppgifter för att kunna nå vårdnadshavare i En frisk generation för registrering av deltagare samt för det löpande arbetet inom konceptet
• Kontaktuppgifter till deltagare i ungdomsrådet för att dela information om kommande och genomförda möten samt om ev. frågor till rådet etc.
• Kontaktuppgifter för att kunna nå externa parter tex myndigheter och företag kring tex rapportering samt samverkan och delning av information

Ursprung och mottagare

De personuppgifter enheten för säkerhet, beredskap och folkhälsa behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade. Uppgifterna kan även komma från till exempel säkerhetspolisen, vårdnadshavare, anställda och deltagare i olika aktiviteter samt i vissa fall externa parter, myndigheter och företag

De mottagare som enheten för säkerhet, beredskap och folkhälsa kan komma att dela personuppgifter med är bland annat säkerhetspolisen och den ideella föreningen En frisk generation.

Personalenheten ansvarar för kommunens personaladministration.

Personalenhetens verksamhet omfattar till exempel hantering av anställningsavtal, rehabiliteringsärenden, arbetsrättsliga ärenden och andra uppgifter kopplat till anställningen där personuppgiftsbehandlingar kan förekomma.

Personuppgifter och dataskydd i kommunen

Ändamålet för personalenhetens behandling av personuppgifter är till exempel:

• Administrera anställningar: Hantering av rekrytering, anställningsavtal och andra åtgärder som är nödvändiga för att administrera den anställdes hela anställningsprocess.
• Fullgörande av rättsliga förpliktelser: Uppfyllande av lagkrav inom arbetsrätt, medbestämmande, socialförsäkring, arbetsmiljö och annan relevant lagstiftning som rör arbetsgivarens ansvar.
• Personalutveckling och kompetensförsörjning: Hantering av uppgifter kopplade till aktiviteter för att tillvarata och utveckla kompetens hos befintliga medarbetare för att säkerställa kommunens kompetensbehov.
• Strategiskt lönearbete: Genomföra processer som exempelvis löneöversyner och lönekartläggningar
• Hantering av arbetsmiljö- och rehabiliteringsärenden: Behandling av personuppgifter som rör medarbetares hälsa och arbetsförmåga för att säkerställa en god arbetsmiljö och underlätta återgång i arbete vid sjukdom.

Ursprung och mottagare

De personuppgifter personalenheten behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade. Uppgifterna kan även komma från till exempel Skatteverket, Försäkringskassan eller andra myndigheter.

De mottagare som personalenheten kan komma att dela personuppgifter med är bland annat andra interna enheter, fackliga organisationer, företagshälsan, Försäkringskassan eller andra myndigheter.

Tekniska enheten ansvarar för kommunens grönområden, gator, vägar, parker, småbåtshamnar, allmänna vatten- och avloppsanläggningar samt övriga allmänna platser.

Tekniska enhetens verksamhet omfattar till exempel hantering av avtal, köp och försäljningar av fastigheter där personuppgiftsbehandlingar kan förekomma

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Ändamålet för tekniska enhetens behandling av personuppgifter är till exempel Ändamål ska kunna hämtas från Registerförteckningen

• Ansökan om grävtillstånd
• Handläggning och beslut om bortforsling av fordon
• Upprätthålla parkeringsordning
• Upprätta ett hyres-, kund- eller leverantörsavtal
• Hyra och debitera båtplatser
• Upprätta och hantera ett arrendeavtal
• Handlägga olika typer av ärenden som exempelvis felanmälan, förslag, skrivelser och klagomål.
• Hantera uppdrag gällande bostadsanpassningar

Ursprung och mottagare

De personuppgifter tekniska enheten behandlar kommer i stor omfattning direkt från de registrerade. Uppgifterna kan även komma från till exempel kreditupplysningsföretag, bolags- och fastighetsregister, Skatteverket, Polismyndigheten, Transportstyrelsen och allmänheten.

De mottagare som tekniska enheten kan komma att dela personuppgifter med är bland annat kontrakterade leverantörer, försäkringsbolag, inkassobolag, domstol, andra myndigheter och mäklare.

Hur hämtar vi dina personuppgifter?

Dessa personuppgifter hämtas från dig själv, i samband med start av aktivitet hos arbetsmarknadsenheten: Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, hälsotillstånd.

I vissa fall hämtar vi information om dig från andra aktörer/myndigheter: socialtjänsten Ockelbo kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, vuxenutbildningen och Migrationsverket.

Uppgifterna hämtas normalt från nämnda aktörer/myndigheter när de beställer någon av våra tjänster.

Varför hanterar vi personuppgifter?

För att verkställa insatser som hjälper arbetssökande ur arbetslöshet behöver arbetsmarknadsenheten spara och behandla dina personuppgifter. Uppgifterna behövs för att vi ska kunna administrera, planera, genomföra och utvärdera din tilltänkta aktivitet inom arbetsmarknadsenheten.

Uppgifterna behandlas då de är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, hälsotillstånd, språk.

Vem lämnar vi information till?

Arbetsförmedlingen, Europeiska socialfonden, Försäkringskassan, Region Gävleborg, socialförvaltningen, utbildnings- och kulturförvaltningen, och i förekommande fall arbetsgivare som tillhandahåller praktikplats.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter i 2 år efter avslutad insats.

Information till dig som är nyanländ flykting med uppehållstillstånd inom Integrationsenheten

Hur hämtar vi dina personuppgifter?

Dessa personuppgifter hämtas från dig själv och från Migrationsverket i samband med ditt första möte med integrationsenheten:

Namn, adress, personnummer, telefonnummer, dossiernummer, land, medborgarskap, språk, datum för uppehållstillstånd, e-postadress, hälsotillstånd.

I vissa fall hämtar vi information om dig från andra aktörer/myndigheter:

Socialtjänsten Ockelbo kommun, Arbetsförmedlingen, Skatteverket, Migrationsverket.

Uppgifterna hämtas normalt från nämnda aktörer/myndigheter när du behöver integrationsenheten hjälp att kontakta dessa.

Varför hanterar vi personuppgifter?

För att samordna och säkerställa kommunens insatser för nyanlända flyktingars etablering så att det ger förutsättningar till individens egen försörjning och delaktighet i samhället. Uppgifterna behövs för att vi ska kunna administrera, planera, genomföra och utvärdera din tilltänkta aktivitet inom integrationsenheten.

Uppgifterna behandlas då de är nödvändiga för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, adress, personnummer, telefonnummer, dossiernummer, land, medborgarskap, språk, datum för uppehållstillstånd, e-postadress, hälsotillstånd.

Vem lämnar vi information till?

Socialtjänsten i Ockelbo kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndigheten, vuxenutbildningen, Asyl- och migranthälsan, Migrationsverket.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter i 2 år efter avslutad insats.