Så här behandlar utbildnings- och kulturnämnden personuppgifter

Förskolan ansvarar för att handlägga inkommande ansökningar gällande placering i förskolan. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Grundskolan är obligatorisk. Grundskolan ska ge eleverna kunskaper och värden och utveckla elevernas förmåga att tillägna sig dessa. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är en del i myndighetsutövningen eller uppgift av allmänt intresse.

Kulturskolan ansvarar för att handlägga inkommande ansökningar gällande önskemål om kurser och dess placeringar. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Dina personuppgifter hämtas från Skatteverket i samband med att du eller ditt barn börjar i förskolan, grundskolan eller kulturskolan, alternativt flyttar in till kommunen och via inflyttningsanmälan blir inskriven.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Inom förskola, grundskolan och fritidshemmet hanterar vi följande personuppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, inkomstuppgifter, familjebild, modersmål samt uppgifter om hälsa.

Inom kulturskolan hanterar vi följande personuppgifter: namn, personnummer samt kontaktuppgifter.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Grundskolan är en myndighet och måste därför behandla dina personuppgifter för att kunna uppfylla uppdraget att bedriva utbildning, administration, bedömning och för att säkerställa skolplikten. Detta är nödvändigt för att uppfylla lagkrav, utföra uppgifter av allmänt intresse som till exempel att anordna undervisning, registrera närvaro och dokumentera kunskapsutveckling. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är en del i myndighetsutövningen eller uppgift av allmänt intresse.

Vem lämnar vi information till?

Förskolan, grundskolan och kulturskolan omfattas av offentlighetsprincipen och måste på begäran lämna ut handlingar som inte omfattas av sekretess. Dina personuppgifter kan därför komma att lämnas ut vid en sådan begäran. Dina personuppgifter kan också komma att delas internt mellan olika verksamheter inom Utbildnings- och

kulturförvaltningen och med andra förvaltningar. Personuppgifter delas också med våra IT-leverantörer och i vissa fall med andra samarbets- och avtalsparter.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Grundskolan sparar dina uppgifter så länge som det behövs för ändamålet. Hur länge personuppgifterna sparas styrs utifrån Utbildnings- och kulturförvaltningens dokumenthanteringsplan. I den framgår vilka handlingar som ska bevaras, vilka som ska gallras och när. Personuppgifter i exempelvis diarieförda handlingar, klasslistor och betyg arkiveras och sparas för evigt. Personuppgifter som inte ingår i allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för ändamålet som de behandlas för.

Gymnasieavdelningen ansvarar för att kontrollera elevers skolplaceringar, ersättningar såsom självskjuts, inackorderingsstöd och resekort. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

KAA (Kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar) ansvarar för att hålla sig informerade om och erbjuda individuella åtgärder till ungdomar under 20 år som inte studerar i gymnasieskolan eller genomför någon motsvarande utbildning. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Dina personuppgifter inhämtas från Skatteverket och dig som enskild person, vårdnadshavare eller annan ansvarig vuxen.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, uppgifter om familjebild, inkomstuppgifter, eventuella modersmål och hälsouppgifter. Kontaktuppgifter till anhöriga kan också komma att behandlas.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna handlägga era ansökningar och placeringar. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är som ett led i Utbildnings och kulturförvaltningens myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Vem lämnar vi information till?

Gymnasieavdelningen och KAA omfattas av offentlighetsprincipen och måste på begäran lämna ut handlingar som inte omfattas av sekretess. Dina personuppgifter kan därför komma att lämnas ut vid en sådan begäran. Dina personuppgifter kan också komma att delas internt mellan olika verksamheter inom Utbildnings- och kulturförvaltningen och med andra förvaltningar samt till förvaltningens personuppgiftsbiträden för att kunna fullgöra ändamålet med behandlingen. Personuppgifter delas också med våra IT-leverantörer och i vissa fall med andra samarbets- och avtalsparter.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Gymnasieavdelningen och KAA sparar dina uppgifter så länge som det behövs för ändamålet. Hur länge personuppgifterna sparas styrs utifrån Utbildnings- och kulturförvaltningens dokumenthanteringsplan. I den framgår vilka handlingar som ska bevaras, vilka som ska gallras och när. Personuppgifter i exempelvis diarieförda handlingar, klasslistor och betyg arkiveras och sparas för evigt. Personuppgifter som inte ingår i allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för ändamålet som de behandlas för.

Vuxenutbildningen erbjuder studier på grundskole- och gymnasienivå. Förutom vård- och omsorgsutbildningen erbjuder vi flera yrkesutbildningar som våra grannkommuner anordnar via Gästrikevux.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo Kommun

I de flesta fall samlar vi in personuppgifterna direkt från den registrerade (gäller personer över 18 år) eller dess vårdnadshavare. Vi kan också hämta personuppgifter från en annan kommun eller någon annan myndighet, till exempel Skatteverket vid ansökan om studier på Vuxenutbildningen.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress samt modersmål. Kontaktuppgifter till anhöriga kan också komma att behandlas.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Vuxenutbildningen är en myndighet och måste därför behandla dina personuppgifter för att kunna uppfylla uppdraget att bedriva utbildning, administration och bedömning. Detta är nödvändigt för att utföra uppgifter av allmänt intresse som till exempel att anordna undervisning och dokumentera kunskapsutveckling. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är en del i myndighetsutövningen eller uppgift av allmänt intresse.

Vem lämnar vi information till?

Information lämnas till Region Gävleborg, Skatteverket och Försäkringskassan samt försäkringsbolag. CSN (Centrala studiestödsnämnden), UHR (Universitets- och högskolerådet) samt utövare av distansundervisning. Personuppgifter delas också med våra IT-leverantörer och i vissa fall med andra samarbets- och avtalsparter.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vuxenutbildningen sparar dina personuppgifter så länge som de behövs för ändamålet. Hur länge personuppgifterna sparas styrs utifrån utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan. I den framgår vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras och när.

Ockelbo folkbibliotek är kommunens bibliotek och ingår i HelGe-biblioteken, ett bibliotekssamarbete i Gävleborgs län där alla folkbibliotek i länets tio kommuner ingår

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Vi samlar in dina personuppgifter när du önskar bli låntagare hos HelGe-biblioteken. Vi inhämtar också uppgifter via SPAR – statens person- och adressregister (via ditt personnummer) i de fall där det är möjligt. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är allmänt intresse.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

I HelGe-bibliotekens gemensamma datasystem lagras ditt personnummer, namn, adress, telefonnummer, i förekommande fall e-postadress, samt uppgifter om dina aktuella lån och reservationer.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Ändamålet med lagring av personuppgifter är att administrera lån och reservationer samt att följa upp återlämning. Ditt personnummer registreras för att vi, genom att hämta uppgifter från SPAR (statens person- och adressregister), ska kunna hålla vårt adressregister aktuellt, samt för en säker identifiering.

Vem lämnar vi information till?

De personuppgifter vi behandlar om dig delas av biblioteken inom HelGe-samarbetet och av oss anlitade systemleverantörer i Sverige och/eller inom EU, i enlighet med dataskyddförordningen.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, främst andra myndigheter, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig i rollen som personuppgiftsansvarig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU utan att landet har godkänd skyddsnivå.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Dina uppgifter kommer att sparas tills behandlingen inte är nödvändig för det ändamål de samlats in för; att avgiftsfritt låna ut medier till dig. Efter 5 års inaktivitet gallras du ur vårt låntagarregister förutsatt att inga pågående avtal finns.

Påskriven fysisk blankett för ansökan om lånekort för barn lagras tills barnet fyllt 18 år och gallras sedan enligt rutin.

Sim och friskvårdscenter ansvarar för allmänhetens bad, motionssim, grundskolans simundervisning, uthyrningar samt gym.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Dina personuppgifter hämtas från dig som uppgiftslämnare. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, adress, e-postadress och telefonnummer.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Sim- och friskvårdscenter behandlar dina personuppgifter för att bereda tillgång till simbassäng och gym. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Vem lämnar vi information till?

Personuppgifter delas med våra IT-leverantörer samt samarbets- och avtalsparter. Dina uppgifter lyder under sekretess hos oss. Behandling av känsliga uppgifter kräver särskilda behörigheter och har begränsad tillgång bland personalen. Om vi fått ditt samtycke eller lagstöd för att lämna uppgifterna kan vi lämna information till andra verksamheter inom Ockelbo kommun. Sim och friskvårdscenter är personuppgiftsbiträde till Actic.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Personuppgifter gallras vid inaktualitet, verifikationer sparas i 10 år enligt lag.

Kostenheten ansvarar för att leverera mat till äldreomsorg, förskola och grundskola. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Personuppgifter och dataskydd i Ockelbo kommun

Dina personuppgifter hämtas från hemtjänsten, förskola, grundskola och skolsköterska.

Dessa uppgifter om dig hanterar vi

Namn, adress, telefonnummer, uppgifter om allergier, matintoleranser samt matöverkänsligheter. Uppgifter om etiska och religiösa ställningstaganden kopplade till kosten.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Kostenheten behandlar dina personuppgifter för att kunna leverera kost på ett säkert sätt. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Vem lämnar vi information till?

Personuppgifter delas med våra IT-leverantörer samt samarbets- och avtalspartner. Dina uppgifter lyder under sekretess hos oss. Behandling av känsliga uppgifter kräver särskilda behörigheter och har begränsad tillgång bland personalen. Om vi fått ditt samtycke eller lagstöd för att lämna uppgifterna kan vi lämna information till andra verksamheter inom Ockelbo kommun.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Personuppgifter gallras vid inaktualitet om de inte enligt lag ska bevaras.