Valnämnden

Vi får i första hand tillgång till dina personuppgifter genom att du själv uppger dem till oss i samband med din intresseanmälan som röstmottagare. Vi behandlar personuppgifter (namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer) för att administrera och ta ställning till intresseanmälan om uppdrag att arbeta som röstmottagare vid de allmänna valen. Behandlingen sker som ett led i valnämndens verksamhetsutövning vilket är en uppgift av allmän intresse. Valnämnden sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för syftet med behandlingen. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler i enlighet arkivlagen som stipulerar hur länge de ska bevaras.

När en person beställer en kopia av sitt röstkort (dubblettröstkort) kan vi skriva ut det. Vid utskriften behandlar vi namn, adress och personnummer. Detta för att kunna söka fram rätt person i röstlängdsregistret. Behandlingen sker som ett led i valnämndens verksamhetsutövning utifrån den rättsliga grunden allmänt intresse.

Valnämnden tar emot, hanterar och arkiverar röstlängderna. Röstlängden innehåller personuppgifter (namn och personnummer) och information om personers rösträtt. I röstlängden dokumenteras om en person har röstat. Röstlängden är en allmän handling. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen är offentliga. Arkivlagstiftningen innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar.

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till valnämnden. Uppgifter behandlas för att kunna utföra vårt uppdrag i enlighet med lagar och reglemente. Uppgifter som innehåller känsliga personuppgifter är inte sökbara utifrån sin känslighet och behandlas enligt följande:

Anmälan om behov av ambulerande röstmottagare

Personer som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte kan ta sig till ett röstmottagningsställe kan få hjälp att rösta i hemmet av ambulerande röstmottagare. Anmälan om behov av hjälp av ambulerande röstmottagare kan komma från väljaren själv, anhöriga, vårdgivare eller likande. Informationen som lämnas kan handla om sjukdomstillstånd eller andra funktionsnedsättningar som legitimerar behovet av hjälp och som kan vara viktiga att känna till för de ambulerande röstmottagarna.

Uppgifter om anmälan om behov av ambulerande röstmottagare sparas inte längre än nödvändigt utan gallras när den preliminära rösträkningen är genomförd.

Den rättslig grunden för behandlingen av känsliga personuppgifter i samband med anmälan om behov av ambulerande röstmottagare är för ett viktigt allmänt intresse.

Sjukanmälan

Personal och röstmottagare kontaktar oss i det fall de har blivit sjuka och inte kan tjänstgöra. Informationen tas emot via e-post eller telefonsamtal och registreras i våra personaladministrativa system. Den rättslig grunden för behandlingen av känsliga personuppgifter i samband med sjukanmälan är att vi och den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten.

Politisk tillhörighet och åsikter

Valnämndens ledamöter utses av kommunfullmäktige. För att vara valbar till ett uppdrag krävs att man ha gett sitt samtycke. I rollen som folkvald uttrycks och registreras politiska åsikter. För att informera politiska företrädare om vår verksamhet sammanställs kontaktuppgifter inför ett informationsmöte i samband med varje val. Informationen hämtas i öppna källor såsom partiernas officiella hemsidor eller sidor på sociala medier.

Den rättsliga grunden för hantering av känsliga personuppgifter är av viktigt allmänt intresse.

Vi får tillgång till personuppgifter på följande sätt:

• uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• uppgifter som vi får från annan förvaltning inom Ockelbo kommun eller annan myndighet
• uppgifter som vi får från Skatteverkets folkbokföring
• uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar (Ska det här vara kvar?)
• uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

De rättsliga grunder som vi grundar behandlingen på är avtal, rättslig förpliktelse, viktigt allmänt intresse, uppgifter av allmänt intresse och samtycke.

Avtal

Avtal som rättslig grund används när vi behöver behandla personuppgifter för att fullgöra ett avtal, till exempel vid ett anställningsavtal eller vid en upphandling. Vi behandlar inte fler personuppgifter än nödvändigt för att fullgöra avtalet.

Uppgifter av allmänt intresse

Behandling av personuppgifter är tillåten om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse som ett led i vår verksamhetsutövning.

Rättslig förpliktelse

Rättslig förpliktelse används som grund om det i annan lag står att vi behöver behandla personuppgifter under en viss tid.

Samtycke

När en person accepterar och säger ja till en behandling av dennes personuppgifter har personen givit sitt samtycke. Samtycket måste vara frivilligt och aktivt lämnat. Samtycke används när inga andra rättsliga grunder finns. Den registrerade kan när som helst återta sitt samtycke.

Vem får ta del av personuppgifterna?

De kategorier av mottagare som vi kan komma att dela personuppgifterna med är:

• Medarbetare på valnämndens kansli som behöver ta del av uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.
• Om du har ett uppdrag som röstmottagare kan övriga röstmottagare i ditt valdistrikt där du ska arbeta ta del av dina personuppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress).
• Har du uppdrag som ordförande eller vice ordförande i ett valdistrikt kan övriga ordförande som du delar lokal med ta del av dina personuppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress). Dina personuppgifter kan även delas med den person som är lokalansvarig/vaktmästare på valdagen.
• Andra myndigheter såsom länsstyrelsen, Valmyndigheten, Skatteverket, Försäkringskassan, SCB, regionarkiv eller andra myndigheter om den skyldigheten finns enligt lag.

Utöver detta har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen om de inte är belagda med sekretess. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder det att andra personer har rätt att se dessa handlingar om deras ändamål inte strider mot dataskyddslagstiftning eller på annat sätt är sekretessbelagda i offentlighets- och sekretesslagen.

Överföring till tredje land

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES (Europeiska unionen/Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet).