Allmänna handlingar

Med handling menas inte bara traditionella pappersdokument. Även fotografier, databaser, kartor, ritningar och ljud- och bildupptagningar kan vara allmänna handlingar. Det saknar betydelse om handlingen är på papper eller i elektronisk form, t.ex. e-post eller uppgifter i ett IT-system. En handling är allmän om den förvaras hos en kommun eller myndighet och är att anse som inkommen hit eller upprättad här.

Offentlighetsprincipen

Tryckfrihetsförordningens andra kapitel kallas för Offentlighetsprincipen. Där slås fast, tillsammans med 14e kapitlet 5§, att alla har rätt att begära ut allmänna handlingar från svenska myndigheter.

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.”
-Tryckfrihetsförordningen, 2 kap, 1§.

”Utlänning vare, såvitt ej annat följer av denna förordning eller annan lag, likställd med svensk medborgare.”
-Tryckfrihetsförordningen, 14 kap, 5§ andra stycket.

Handlingar

Tryckfrihetsförordningen, 2 kap, 3§:

”Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.”

En handling är en informationsbärare, och kan ha många olika former. Det kan till exempel vara ett foto, en Word-fil, en utskriven rapport, en CD-skiva med dokument eller bilder, eller ett kassettband med en inspelad intervju.

Allmänna handlingar

Allmänna handlingar är handlingar som uppfyller två krav:

1. De förvaras hos en myndighet
2. De har inkommit till eller är upprättade hos en myndighet

En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten, eller om den är adresserad till särskild tjänsteman, när den anlänt till denne. Om en tjänsteman är på semester måste någon ändå ha befogenhet att öppna hans eller hennes post.

En handling är upprättad när den är klar att expedieras. Om handlingen inte ska expedieras räknas den som upprättad när den är färdigställd och/eller redo att tas i bruk. Ett protokoll är exempelvis färdigställt då det är renskrivet och justerat, medan ett diarium räknas som upprättat så snart man kan börja skriva in saker i det. Det behöver alltså inte stå något i diariet innan det är en allmän handling.

Begära ut handling

Om du önskar få ut en allmän handling från kommunen, kan du börja med att kontakta registrator eller informationskontoret. De kan hjälpa dig att få kontakt med den handläggare som ansvarar för handlingen.

Du behöver precisera vilken eller vilka handlingar du söker, exempelvis:

• "Brev registrerade som inkomna till kommunstyrelseförvaltningen under vecka 12 och 13"
• "Kulturnämndens protokoll från 1974”
• ”Min elevhälsovårdsjournal”

Om en begärd handling inte skyddas av sekretess har du alltid rätt att vara anonym, och behöver inte uppge någon anledning till varför du vill se handlingen i fråga.

Sekretess

Även om en handling är allmän kan den skyddas av sekretess, om den innehåller känsliga uppgifter om till exempel en enskild persons hälsa. Sekretess regleras främst i Offentlighets- och sekretesslagen, men speciallagstiftning kan förekomma.

Om en sekretesskyddad handling begärs ut, har den ansvariga handläggaren rätt att fråga den som begär ut handlingen vem personen är och vad den avser att göra med informationen. Det krävs för att kunna göra en sekretessprövning, det vill säga avgöra om personen har rätt att få ut handlingen. I exemplet ovan skulle du till exempel behöva legitimera dig om du begär att få ut din elevhälsovårdsjournal, för att säkerställa att journalen inte lämnas ut till fel person.

I vissa fall kan det vara möjligt att få ut delar av en handling, där handläggaren har maskerat de känsliga uppgifterna. Huruvida en handling kan lämnas ut helt eller delvis prövas alltid i varje enskilt fall.

Man har under normala omständigheter alltid rätt att ta del av sekretesskyddad information som rör en själv.

Utlämnande av handling

Kommunen har endast lagstadgat krav på sig att lämna ut begärd handling ”på stället” (Tryckfrihetsförordningen, 2 kap §12 första stycket), för läsning eller egen kopiering, men om det är lämpligt är det möjligt att få en kopia (på papper eller digitalt) av handlingen skickad per post eller e-post.

Originalhandlingar får naturligtvis inte heller lämna kommunen.

För kopior finns en av kommunfullmäktige fastställd taxa.

Andra regler kring utlämnande specificeras i Tryckfrihetsförordningens andra kapitel samt Offentlighets- och sekretesslagen.