Arvodesreglemente för förtroendevalda 2023 – 2026 inklusive tillämpningsföreskrifter

Kommunfullmäktige 2022-10-17, §

Arvodesbilaga 2022

Arvodesbestämmelser för förtroendevalda i Ockelbo kommun

Inledning

Bestämmelserna om arvoden, sammanträdesersättningar och dylikt i detta reglemente baseras på Kommunallagen kap 4 §§ 12–17 och ersättningarna baseras på riksdagsmannaarvode för respektive år.

Med förtroendevald avses i denna lag ledamöter och ersättare i fullmäktige, fullmäktigeberedningar, kommunstyrelse, kommunens övriga nämnder och styrelser, utskott som tillsatts av nämnd eller styrelse samt revisorer och revisors ersättare.

Reglementet gäller även för vid sammanträde närvarande men ej tjänstgörande ersättare.

Bakgrund

Genom bestämmelse i kommunallagen, 4 kap § 12 har de förtroendevalda rätt till skälig ersättning för den arbetsinkomst samt de pensions- och semesterförmåner som de förlorar när de fullgör sina kommunala uppdrag. Begreppet skälig innebär att det finns både en lägsta och en högsta gräns för ersättning.

Fullmäktige har frihet att utifrån lokala förutsättningar bestämma om det system som ska tillämpas för ersättningen. I lagtexten § 13 står att fullmäktige ska besluta enligt vilka grunder ersättning enligt § 12 ska betalas. Rätt till ersättning enligt § 12 gäller inte för heltidssysselsatta förtroendevalda och inte heller för de deltidssysselsatta med uppdrag på en betydande del av heltid.

Fullmäktige ska bestämma om gränsdragningen för när rätten till ersättningen för förlorade arbetsinkomster och ekonomiska förmåner upphör vilket fastställs till 40 % av heltid.

Allmänna förutsättningar

Nytt arvodesreglemente fastställs inför varje mandatperiod

Kommunens förtroendevalda utövar i första hand sina uppdrag på fritiden. Om uppdraget leder till förlorad arbetsinkomst, semester- eller pensionsförmån utges ersättning för detta

Ersättning utges för extra kostnader för barntillsyn eller vård/tillsyn av närstående med funktionshinder eller svårt sjuk.

Arvodet utgör ersättning för det arbete som är förenat med uppdraget.

Den förtroendevalde är ansvarig att inlämnat underlag är korrekt. Utbetalning sker i regel månaden efter det att rapport lämnats in.

Information om reglementet ska ingå i introduktionen av nya ledamöter där ordförande har en viktig roll.

Sociala avgifter

Såväl arvoden, ersättningar för förlorad arbetsinkomst och den beskattningsbara delen av milersättningen är enligt skattelagstiftningen belagda med sociala avgifter för kommunen och är därmed också pensionsgrundande i den förtroendevaldas allmänna pension från Försäkringskassan.

Tillämpningsföreskrifter

Kommunstyrelsen har till uppgift att tolka och tillämpa dessa föreskrifter och vid behov utfärda erforderliga tillämpningsanvisningar.

Detta ingår i uppdraget

Förtroendemannarollen är utformad så att ledamoten är och uppfattas vara en del av de styrande i kommunen med den gemensamma målsättningen att skapa lösningar för kommunens bästa. En förtroendevald har flera olika roller.

Uppdraget innebär att förtroendevalda ska göra följande:

Vara en länk till allmänheten och verka för en aktiv medborgardialog. Den senare uppgiften innebär dels att förmedla och prata om innebörden i de beslut som fattas, dels att känna till värderingar och åsikter bland kommunmedlemmarna.

Vara sitt partis representanter i styrelser och nämnder. Det förväntas därför att förtroendevalda vinnlägger sig om att föra sitt partis talan i styrelser och nämnder genom att söka nödvändig information och därigenom skapa underlag för att fatta beslut.

• Granska den kommunala verksamheten, verka för förbättringar i den och ha goda allmänkunskaper.
• Respektera demokratin och dess spelregler.
• Följa lagar, förordningar och andra bestämmelser och policydokument, som skapats för vårt samhälle.
• Ta del av och följa gällande ordningsregler för politiskt arbete och uppdrag.
• Värna om sitt oberoende och själv ta ansvar för att undvika risk att hamna i jävsituation.
• Arbeta för kommunmedlemmarnas och samhällets bästa och bortse från egen eller närståendes vinning.
• Hålla sig till fakta så långt man känner till dem och även i övrigt vara sanningsenlig, ärlig och hederlig.
• Vara väl förtrogen med en frågeställning före medverkan till beslut.
• Ha kännedom om och tillämpa gällande sekretessbestämmelser.
• Argumentera sakligt och visa respekt för personer med andra uppfattningar samt ha en öppen och förtroendefull inställning.
• Förvalta samhällets tillgångar och anvisa medel på ett noggrant, ansvarsmedvetet och ändamålsriktigt sätt.
• Uppmärksamma övriga förtroendevalda på eventuella missförhållanden i den kommunala verksamheten.

Arvode och ersättningar

1. Arvode till ledamot och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder m.m.

Som arvode till ledamot och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder samt av nämnderna tillsatta utskott, delegationer och kommittéer, samt av fullmäktige tillsatta beredningar mm utbetalas för sammanträde och förrättning såväl inom som utom kommunen ersättning i form av timarvode.

1.1. Årsarvode

Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller på minst 40 procent av heltid har rätt till årsarvode med belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga.

För årsarvoderade gäller de delar i allmänna anställningsvillkor för anställda i Ockelbo kommun, som avser traktamente, semesterförmåner, sjukförmåner och tillämpliga delar av lönebestämmelser. Vidare gäller trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA-KL), avtalsgruppsjukförsäkring (AGS-KL) och grupplivförsäkring av kommunala förtroendevalda.

1.2. Begränsat arvode

Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på mindre än 40 procent av heltid har rätt till begränsat arvode i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga.

Arvodet utgör ersättning för allt arbete i den egna nämnden utom för tid som avser ersättningsberättigade sammanträden m m.

Om förtroendevald med begränsat arvode på grund av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under tid som överstiger en månad skall arvodet minskas i motsvarande mån.

Kommentar:

Ovanstående innebär att om ordföranden och vice ordförande i styrelse och nämnder som på grund av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under tid som överstiger en månad ska arvodet minskas i motsvarande mån. Det åligger respektive förtroendevald att meddela frånvaro till respektive sekreterare. Arvode utbetalas i stället till den ledamot som utsetts till ersättare för ordförande eller vice ordförande.

2. Oppositionsersättningar

Oppositionsersättningar utges enligt bilaga. Oppositionspengarna avsattes ursprungligen som medel för att ge oppositionen insyn i den kommunala verksamheten.

Ett grundbelopp per parti fastställs inför varje mandatperiod. Beloppet fördelas därefter med ett fastställt grundbelopp per parti och resterande av anslaget fördelas per mandat. Kravet på tydligt och skriftligt underlag är detsamma som vid övrig ersättning, i detta fall utgörs i underlaget av partiets styrelsebeslut om hur pengarna ska fördelas mellan olika företrädare. Arvode utbetalas till kommunalt förtroendevald eller flera förtroendevalda i respektive parti.

Underlag för ersättning ska inlämnas senast den 30 november varje år.

Teknisk valsamverkan

Om skriftligt avtal om valsamverkan finns med det parti som utser kommunstyrelsens ordförande ska oppositionsersättning inte utgå till det eller de partier som ingår i valsamverkan.

Teknisk valsamverkan har ingen inverkan på oppositionsersättningar.

3. Ersättningsberättigade sammanträden m.m.

Tjänstgörande ledamöter, närvarande ersättare och andra förtroendevalda som medgetts närvarorätt har rätt till ersättning för sammanträden enligt nedan.

Sammanträden

Kommunfullmäktige, fullmäktigeberedning, kommunstyrelsen och övriga nämnder, nämndutskott, nämndberedningar, liksom revisorernas sammanträden. Sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper.

Av nämnd/styrelse eller av ordförande beslutad förrättning

Vid sammanträde eller förrättning med kommunfullmäktige, nämnd/styrelse, arbetsutskott, beredningsgrupp eller liknande föreligger rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade pensions- och semesterförmåner och kostnader.

Sammanträdesarvode utgår när det är sammanträde; det ska föregås av en kallelse och att det upprättas ett protokoll. Övrig tid som anges utgår det timarvode.

För deltagande i besiktning, inspektion eller motsvarande utgår ersättning under förutsättning att särskilt protokoll, kallelse eller motsvarande upprättas.

För deltagande i utbildning, konferenser eller studiebesök som avser heldag utgår ett grundarvode under förutsättningen att kallelse eller inbjudan erhållits.

Överläggning eller sammankomst med företrädare för annat kommunalt organ/samrådsorgan än vad den förtroendevalde själv tillhör

Överläggning med extern myndighet eller organisation. Tex Företagshälsovård.

Inbjudan att delta i informationsmöten och liknande ger inte rätt till ersättningar.

Kommentar

Paragrafen reglerar endast eventuell ersättning, inte närvarorätt. Förutsättningarna för ersättares deltagande i utskottsarbete framgår av §§ 19–20 i reglemente arbetsformer för kommunstyrelsen och övriga nämnder.

Ersättningsyrkanden

Ersättning för tjänstgöring vid fullmäktige, styrelse/nämnder och utskott begärs i huvudsak digitalt via e-tjänsten ”Ersättning förtroendevalda”. Gäller även beviljade förrättningar, förlorad arbetsinkomst och reseersättning. Bank-id krävs. Undantag kan förekomma vad gäller förrättningar av sällankaraktär och där kommunen inte tillhandahåller en dator till den förtroendevalde.

Begärd ersättning attesteras av nämndsekreterare i samråd med ordförande alternativt vice ordförande.

4. Timarvode

Arvodet är uppdelat i tre olika begrepp; sammanträdesarvode, grundarvode och timarvode. Sammanträdesarvode avser grundarvode för första timmen och därefter timarvode.

Sammanträdesarvode utgår när det är sammanträde; det ska föregås av en kallelse och att det upprättas ett protokoll. Övrig tid som anges utgår det timarvode.

Timarvodet är 0,26 % av riksdagsmannaarvodet. Påbörjad halvtimme räknas som hel halvtimme.

Ett grundarvode om tre (3) timarvoden utges för första timmen.

Ett grundarvode (tre timarvoden) utgår vid varje sammanträde även om det är fler sammanträden per dag (max tre grundarvoden per dag)

Halvt arvode utges till icke-tjänstgörande ersättare som deltar i sammanträde.

Timarvodet vid förrättning utbetalas per timme och är begränsat till max åtta timmar per dag. Påbörjad halvtimme räknas som hel halvtimme.

Tidpunkt för sammanträdesarvode är fr o m det klockslag sammanträdet börjar och till det klockslag sammanträdet slutar, exklusive tid för lunch.

Sammanträdes- och timarvode utgår för max 8 timmar.

5. Förlorad arbetsinkomst m.m.

Om förtroendevald förlorar arbetsinkomst p g a sammanträde eller förrättning, eller om sammanträde eller förrättning förlagts så i tid, att den förtroendevalda svårligen kunnat uppta respektive återgå till sitt ordinarie arbete utbetalas ersättning för förlorad arbetsinkomst.

Ersättning utges till förtroendevald för förlorad arbetsinkomst inklusive semesterersättning på grund av politiskt uppdrag. Ersättningen beräknas utifrån styrkt inkomstbortfall.

Ersättningar utgår endast för verklig förlorad arbetsinkomst, således utgår inte ersättning under semester, sommaruppehåll för uppehållsanställd, kompensationsledighet och liknande förhållanden.

Intyg om förlorad arbetsinkomst ska lämnas in varje år, senast den 31 maj, samt vid förändringar under året.

Det är varje förtroendevalds ansvar att korrekta underlag för utbetalning av arvoden och ersättning lämnas in, samt att uppgifter ändras vid till exempel arbetslöshet. De uppgifter som lämnas in är i regel allmänna handlingar som kan komma att begäras ut av allmänhet, andra myndigheter eller media.

Schablonberäknat belopp

Förtroendevald som kan visa att arbetsinkomst förlorats, men inte till vilket belopp, har rätt till en schablonersättning beräknad på grundval av den till Försäkringskassan senast meddelade årsinkomsten eller styrkt intyg på förlorad arbetsinkomst undertecknad av revisor.

Beräkningsgrund

Timersättning:

• Till Försäkringskassan meddelad årsinkomst av anställning och/eller rörelse dividerat med 1 980 arbetstimmar.
• Styrkt intyg på förlorad arbetsinkomst undertecknad av revisor.

Förlorad arbetsinkomst om max åtta (8) timmar/dag utbetalas.

6. Hur ersättning begärs

Ersättning utbetalas efter yrkande av den förtroendevalda. De förtroendevalda ska styrka sina förluster och kostnader på ett för kommunen godtagbart sätt. I det fall en förtroendevald inte kan styrka sina förluster och kostnader måste förlusten i stället beräknas efter någon schablonmetod.

Förlorad arbetsinkomst, inklusive förlorad semesterförmån ska styrkas genom intyg från arbetsgivaren. Ersättningsyrkande lämnas till sekreteraren respektive nämnd. Intyg gällande semesterersättning kan också lämnas in separat i efterhand.

Kommunen betalar ersättning för den del av den förlorade arbetsinkomsten som motsvarar tiden för själva sammanträdet eller motsvarande, tiden för resor till och från sammanträdet eller motsvarande och eventuell tid som åtgått för praktiska förberedelser, t.ex. omklädnad.

7. Förlorad pensionsförmån

Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad tjänstepension i sitt ordinarie arbete. Beräkningsunderlaget är förlorad arbetsinkomst. Ersättningen för förlorad tjänstepension är 4,5%, baserat på underlaget för förlorad arbetsinkomst. Kan förtroendevald styrka att hen har en högre avsättning i sitt ordinarie arbete, ska även det kompenseras. Ersättningsnivån baseras på tjänstepensionsavtalet AKAP-KL. Ersättningen för förlorad tjänstepension betalas ut som ett extra arvode under Q1, året efter intjänandet, dock utan pensionsrätt.

8. Förtroendevald person med funktionshinder särskilda kostnader

Skälig ersättning betalas till förtroendevald person med funktionshinder för de särskilda styrkta kostnader som kan ha uppkommit till följd av sammanträde o dyl och som inte ersätts på annat sätt. Här ingår kostnader för exempelvis resor, ledsagare, tolk och motsvarande.

Ersättning betalas med ett timarvode per timme, dock högst 1,70 % av riksdagsmannaarvode per dag.

9. Barntillsynskostnader

Skälig ersättning betalas för styrkta kostnader som föranletts av förtroendeuppdraget vid vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldas familj och som under kalenderåret inte uppnår 10 års ålder. Om särskilda skäl finns kan ersättning även betalas för äldre barn. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller sammanboende och inte heller för tid då barnet vistas i den kommunala barnomsorgen.

Ersättning betalas med ett timarvode per timme, dock högst 1,70 % av riksdagsmannaarvode per dag.

10. Kostnader för vård och tillsyn av person med funktionshinder eller svårt sjuk

Skälig ersättning betalas för styrkta kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträde e dyl för vård och tillsyn av person med funktionshinder eller svårt sjuk person, som vistas i den förtroendevaldas bostad.

Ersättning betalas med ett timarvode per timme, dock högst 1,70 % av riksdagsmannaarvode per dag. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående.

11. Särskilda arbetsförhållanden för nattarbetare

Med hänsyn till att vissa förtroendevalda p g a skiftgång har små eller inga möjligheter alls att delta vid sammanträde eller förrättning strax innan eller efter ordinarie nattskift, med tanke på sömnbehov samt om andan i arbetstidslagen (ATL) beträffande 11timmars dygnsvila samt gällande veckovila, gäller följande undantagsregler.

• De ordinarie ledamöter som deltar vid ett sammanträde eller delar i en förrättning äger rätt att erhålla arvode för den delen av arbetstiden som de tvingas ta ledighet från nattarbete för att kunna vara med på sammanträdet/förrättningen dagtid.
• Denna särregel för nattarbete kan alltså bli tillämplig både när sammanträdet äger rum på förmiddag efter ett ordinarie nattskift, eller om sammanträdet sker på sen eftermiddag/kväll, varefter nattjänstgöring påbörjas vid kvällssammanträdets slut. Undantagsreglerna gäller endast för nattarbete som direkt följer ett möte eller direkt föregår ett möte och inte arbete som påbörjas följande morgon
• Denna ersättning som en förtroendevald erhåller till följd av ledighet från nattskiftsarbetet, enl. ovan, kan inte samtidigt kombineras med ersättning från sammanträdestiden eller från förrättningen om den sker i omedelbar anslutning härtill. Ersättningen utgår även här för faktiskt förlorad arbetsförtjänst.

12. Reseersättning m m

Vid sammanträden och förrättningar utbetalas resekostnader enligt för kommunens arbetstagare gällande bestämmelser, om avståndet överstiger tre kilometer enkel resa, dvs. 6 kilometer tur och retur.

Reseersättning utgår från bostaden eller från arbetsplatsen. Kollektiva färdmedel eller samåkning i bil ska nyttjas i största möjliga utsträckning.

13. Preskriptionstider

Ersättning ska yrkas för förlorad arbetsinkomst inom ett år från dagen för sammanträdet eller motsvarande. Övriga ersättningar, dvs kostnadsersättningar, är tidsfristen ett år från dagen för sammanträdet eller motsvarande.

Inlämningsdatum är senast ett år efter dagen då inkomstförlusten uppstod (sammanträdesdagen).

14. Vigselförrättare

Arvode per vigsel utgår till vigselförrättare med 1,25 % riksdagsmannaarvodet.

Länsstyrelsen utser borgerliga vigselförrättare efter förslag från kommunerna i länet. De personer som utses till vigselförrättare får ett så kallat förordnande.

Arbetsuppgifter kommunalråd, ordförande, vice ordförande

Arbetsuppgifter som ska utföras inom ramen för månadsarvodet för ordförande och vice ordförande i nämnder:

Kommunalråd

• Under kommunstyrelsen utöva uppsikt över all verksamhet som bedrivs i såväl förvaltning som kommunala bolag.
• Uppmärksamt följa frågor av betydelse för kommunens utveckling, ekonomi och effektivitet samt ta initiativ i dessa frågor.
• Främja samverkan mellan kommunstyrelsen, övriga nämnder och kommunala företag.
• Representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar av myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen beslutar annat.
• Företräda kommunstyrelsen i egenskap av företrädare för kommunen vid domstolar och andra myndigheter med rätt att sätta annan person i sitt ställe.
• Fatta beslut i ärenden som kommunstyrelsen delegerat till Kommunalråd.
• Kommunalrådets genomgång och beredning av ärende med sekreterare/tjänsteperson.
• Genomgång med föredragande eller annan anställd i anledning av styrelse, nämnds, utskottssammanträde, ordförandeberedning.
• Överläggning med verksamhetsansvarig chef eller annan tjänsteperson vid det kommunala organ den förtroendevalde tillhör vid genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande eller annan tjänsteperson med anledning av besiktning, förrättning eller dylikt.
• Besök i verksamhet för information, utanordning eller påskrift av handling.
• Mottagning för allmänheten, telefonsamtal och dylikt, utövande av delegationsbeslut, överläggningar med företrädare för andra kommunala organ eller icke kommunala organ, restid med anledning av ovan uppräknade åtgärder.
• Justering av protokoll.
• För deltagande i besiktning, inspektion eller motsvarande utgår ersättning under förutsättning att särskilt protokoll, besiktningsinstrument eller motsvarande upprättas. Ersättning utgår även för deltagande i protokollförda sammanträden med kommunal styrelse/nämnd.

Ordföranden i nämnder

Arbetsuppgifter som ska utföras inom ramen för månadsarvodet för ordföranden i nämnder:

• Rutinmässigt följa förvaltningens arbete.
• Besök på förvaltningar för information.
• Deltagande vid kvällsmöten, föräldramöten och dylikt.
• Påskrift av protokoll och övriga handlingar.
• Tillgänglighet för allmänheten, telefonsamtal och dylikt.
• Fatta beslut i ärenden som nämnden delegerat.
• att initiera och upprätthålla samråd med övriga ledamöter (presidium).
• att leda nämnden och att leda utvärderingen av verksamheten (ordförande).
• Förtroendevaldas ansvar.

Vice ordföranden

Arbetsuppgifter som ska utföras inom ramen för månadsarvodet för vice ordföranden i nämnder:

• Ersätta ordföranden vid frånvaro.
• Rutinmässigt följa förvaltningens arbete.
• Tillgänglighet för allmänheten, telefonsamtal och dylikt.
• Påskrift av handlingar; ersättare för ordföranden.
• Deltagande vid kvällsmöten, föräldramöten och dyl.

Vid ordförande och vice ordförandes frånvaro

Vid ordförande och vice ordförandes frånvaro utgår ett extra grundarvode till den ledamot som väljs till ordförande för sammanträdet.

Arvode ordförande, vice ordförande och andre viceordförande i gemensamma nämnder.

Förutsättningar gemensam nämnd

Ledamöter och ersättare i en gemensam nämnd väljs av fullmäktige i de samverkande kommunerna och landstingen. Antalet ledamöter och ersättare bestäms i överenskommelsen, men varje samverkande part måste utse minst en ledamot och en ersättare.

Det är enligt kommunallagen värdkommunen som utser ordförande och vice ordförande i en gemensam nämnd. Detta innebär inte att värdkommunen är bunden av att utse ledamöterna från den egna kommunen utan det är även möjligt att välja ordförande och vice ordförande från någon av de andra samverkande kommunerna eller låta uppdragen cirkulera.

Ersättning för uppdrag betalas av den egna kommunen utifrån de bestämmelser som gäller för ersättning till förtroendevalda i den egna organisationen.

Ersättare för ordföranden

Om varken ordföranden eller någon av vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde, eller del av sammanträde, fullgör den ledamot med längst tjänstgöringstid i nämnden ordförandens uppgifter. Vid lika tjänsteålder fullgör den till levnadsålder äldste ledamoten dessa uppgifter.

Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget, för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Ersättarnas tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde, eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om det inte finns någon ersättare närvarande från den frånvarande ledamotens kommun ska ersättare från samma parti som den ordinarie ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Saknas ersättare från samma parti ska ersättare inträda för tjänstgöring i den ordning övriga partier är representerade i nämnden. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock företräde före annan ersättare oberoende av turordningen. En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare trätt in i ledamotens ställe. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdet även när de inte tjänstgör, men inte i beslutet eller rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

Anmälan av förhinder

En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde ska meddela detta till nämndsekreterare.

Belopp - årsarvoden och begränsade arvoden

Riksdagsmannaarvodet utgör beräkningsgrund vid beräkning av arvodesnivåerna.

År 2022 är Riksdagsmannaarvodet 71 500 kronor.