Reglemente för arbetsformer kommunstyrelse och nämnder
Antagen av kommunfullmäktige 2019-05-13, § 37
Tidpunkt för sammanträden
1 § Styrelsen/nämnden sammanträder på dag och tid som styrelsen/ nämnden bestämmer.
Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas be- handlas på det extra sammanträdet.
Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.
Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.
Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
Kallelse
2 §
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföran- den eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.
Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sex dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.
I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.
Offentliga sammanträden
3 §
Styrelsen/nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.
Sammanträde på distans
4 §
Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast två dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/nämnden.
Närvarorätt
5 §
Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid styrelsens/nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
Härutöver får styrelsen/nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med styrelsen/nämnden för att lämna upp- lysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om styrelsen/nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.
Styrelsen/nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.
Ordförande
6 §
Det åligger ordföranden
- att leda styrelsens/nämndens arbete och sammanträden,
- kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
- kalla ersättare,
- inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen/nämnden vid behov är beredda,
- se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen/nämnden,
- bevaka att styrelsens/nämndens beslut verkställs.
Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen
- ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning,
- med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor,
- främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt
- representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sam- manträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.
Presidium
7 §
Styrelsens/nämndernas presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Viceord- förandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.
Ersättare för ordförande och vice ordförande
8 §
Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.
Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
Kommunalråd
9 §
Sedan val av kommunstyrelsen skett utser fullmäktige bland styrelsens ledamöter ett kommunalråd.
Valet sker vid första sammanträdet efter det att val av fullmäktige hållits i hela landet.
Fullmäktige beslutar om kommunalrådens uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad.
Förhinder
10 §
En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till styrelsens/nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid styrelsens kansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra.
Ersättares tjänstgöring
11 §
Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en er- sättare tjänst-göra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.
Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.
Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna.
En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättaren tjänstgör under pågående ärende även om ordinarie ledamot återkom- mer. Ordinarie ledamot återgår som tjänstgörande ledamot när handläggningen av aktuellt ärende är avslutad.
Jäv, avbruten tjänstgöring
12 §
En ledamot som inte deltar i handläggningen av ett ärende på grund av jäv bör lämna sin plats under handläggningen av ärendet.
När en ledamot inte deltar i handläggningen av ett ärende på grund av jäv ska en ersättare gå in som ledamot i aktuellt ärende. Den jävige ledamoten återgår som tjänstgörande ledamot när handläggningen av aktuellt ärende är avslutad.
Yrkanden
13 §
När styrelsen/nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte styrelsen/nämnden enhälligt beslutar att medge det.
Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.
Deltagande i beslut
14 §
En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.
En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om styrelsen/nämnden fattar det med acklamation.
Initiativrätt
15 §
Varje ledamot i nämnd får väcka ärenden i nämnden.
Ärenden ska vara skriftliga och undertecknade av en eller flera ledamöter.
Ett ärende kan bara behandlas i sak i nämnden om det ligger inom nämndens befogenhetsområde. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma ärende.
Ett ärende väcks vid ett sammanträde med nämnden.
En ersättare i nämnden får väcka ett ärende bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde.
Reservation
16 §
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
Justering av protokoll
17 §
Protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot.
Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.
Kungörelse och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.
18 §
Styrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppda- tering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.
Delgivningsmottagare
19 §
Delgivning med styrelsen/nämnden sker med ordföranden, (kommunchef), förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen/ nämnden beslutar.
Undertecknande av handlingar
20 §
Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen/nämnden ska på styrelsens/nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser.
Styrelsen/nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av styrel- sen/nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på styrelsens/nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
Utskott
21 §
Inom kommunstyrelsen ska det finnas ett ekonomiutskott, ett personalutskott, ett tillväxtutskott och de utskott i övrigt som kommunstyrelsen väljer att inrätta. I de fall utskott inrättas i nämnd gäller tillämpliga delar av nedan angivna principer för utskott.
Utskotten ska bestå av 3 - 5 ledamöter och 3 - 5 ersättare.
Styrelsen/nämnden väljer för den tid styrelsen/nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande.
Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen/nämnden utse en annan ledamot i utskottet som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.
Ersättare får närvara och yttra sig vid utskottets sammanträden.
Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.
Utskotten medges rätt att till sina sammanträden adjungera företrädare för fullmäktigepartier som inte är representerade i utskottet. Även inte tjänstgörande ersättare i utskotten kan adjungeras om de fungerar som sitt partis företrädare.
Utskotten sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst tre ledamöter begär det.
Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
De ärenden som ska avgöras av styrelsen/nämnden i dess helhet ska beredas av utskottet om beredning behövs. Ordförande eller för sakområdet ansvarig chefstjänsteman överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskotten lägga fram förslag till beslut.
Vad som i övrigt föreskrivs om kallelse till sammanträde, anmälan av hinder att närvara vid sammanträde och inkallande av ersättare samt i fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservation gäller i tilllämpliga delar även utskott. För beslutsförhet i utskott erfordras att mer än hälften av leda- möterna är närvarande.
Utskott får från styrelsens/nämndernas, beredningar och tjänstemän infordra de yttranden och upplysningar som behövs för att utskottet ska kunna fullgöra sina uppgifter.
Hjälpte informationen på den här sidan dig?