Reglemente för Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd

Antagen av kommunfullmäktige i Hofors 2021-08-24, § 62
Antagen av kommunfullmäktige i Ockelbo 2021-11-29, § 85
Antagen av kommunfullmäktige i Sandviken 2021-09-20, § 149

Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente samt det ingångna samverkansavtalet mellan kommunerna för den gemensamma nämnden.

Sandvikens kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Sandvikens kommuns organisation.

Nämndens uppgifter

§ 1 Verksamhetsområde

Den gemensamma nämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter enligt:

Miljö- och livsmedelsområdet

• De uppgifter som enligt miljölagstiftningen ankommer på kommunen som tillsynsmyndighet enligt svensk lagstiftning och EU-lagstiftning.
• De övriga uppgifter som enligt författning ska fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet.
• De uppgifter som enligt livsmedelslagstiftningen ankommer på kommunen som kontrollmyndighet enligt svensk lagstiftning och EU-lagstiftning.
• Uppgifter enligt Lag om foder och animaliska
• De övriga uppgifter som enligt författning ska fullgöras av den kommunala nämnden inom livsmedels- och foderkontrollområdet.
• Beredning och planering i samhällsbyggnadsfrågor inom miljöområdet.

Plan- och byggområdet

• Nämnden är kommunernas byggnadsnämnd i enlighet med plan- och bygglagstiftningen inom svensk lag och EU-lagstiftning.
• De övriga uppgifter som enligt författning ska fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggväsendet.
• Beredning och planering i samhällsbyggnadsfrågor såsom den kommunala fysiska planeringen avseende detaljplaner och områdesbestämmelser.
• Nämnden får anta en detaljplan som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse.
• På uppdrag av respektive kommun svara för kommunens strategiska arbete för samhällsutveckling såsom fysisk översiktsplanering och bostadsförsörjningsprogram.
• Prövning och tillsyn enligt Lag med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning.
• Bevakning av det allmännas intresse enligt fastighetsbildnings-, anläggnings- och ledningsrättslagarna.

Geografisk information

• Hålla kommunernas primärkartor.
• Mät-, kart- och beräkningsverksamhet.
• Ansvara för utveckling och samordning av kommunernas geografiska informationssystem (GIS).
• Ansvara för adressättning enligt Lag om lägenhetsregister.

Trafik

• Nämnden är kommunernas trafiknämnd i enlighet med Trafiklagstiftningen med ansvar för bland annat lokala trafikföreskrifter och prövning av parkeringstillstånd enligt trafikförordning.
• Flyttning av fordon enligt Lag om flyttning av fordon i vissa
• Kommunernas ansvar enligt Sjötrafikförordning.
• Samråd enligt Svävarfartsförordning.

Övriga områden

• Kommunens uppgifter enligt Lag om tobak och liknande produkter
• Kommunens uppgifter enligt Lag om handel med vissa receptfria läkemedel.
• Kommunens uppgifter enligt Strålskyddslag.
• Kommunens uppgifter enligt Lag om sprängämnesprekursorer.
• På uppdrag av respektive kommun svara för strategiskt miljöarbete.
• Ansvar för kommunal energi- och klimatrådgivning inom ramen för åtagandet enligt Förordning om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning.
• Ansvar för att samordna kommunernas
• Nämnden är kommunernas naturvårdsorgan.
• Ansvar för kalkning (åtgärder vid försurning).
• Ansvar för uppgifter rörande bostadsanpassningsbidrag enligt Lag om bostadsanpassningsbidrag.
• Beredning och namnsättning av allmänna platser och gator.

För Sandvikens och Hofors kommuner

Ansvara för:

• Skyddsjakt enligt Jaktförordning.

För Hofors kommun

Svara för:

• Kommunens kontakt mot Region Gävleborg i färdtjänst- och riksfärdtjänstsfrågor.

För Sandvikens kommun

Ansvara för:

• Kommunens uppgifter enligt Lag om färdtjänst och Lag om riksfärdtjänst samt för anordnande av skolskjutsar enligt
• Bidrag till enskild väghållning och vägföreningar.
• Yttranden enligt ordningslagen rörande användning av offentlig

Svara för:

• Samråd och samordning med Region Gävleborg kring
• Kommunal lantmäterimyndighet med ansvar i enlighet med Lag om kommunal lantmäterimyndighet.

Nämnden ska inom sitt ansvarsområde:

Nämnden ska uppmärksamt följa den allmänna utvecklingen inom kommunerna och dess närmaste omgivning samt ta de initiativ som behövs i frågor om planläggning, byggande och fastighetsbildning. Nämnden ska verka för en god bebyggd miljö samt en god stads- och landsbygdsutveckling.

Nämnden ska i sitt arbete beakta miljö-, likabehandlings-, jämställdhets-, integrations-, mångfalds- och folkhälsofrågor, frågor som rör personer med funktionsnedsättning samt intentionerna i Förenta Nationernas barnkonvention.

Nämndens förvaltning ska delta i respektive kommuns krisorganisation utifrån respektive kommuns behov och de möjligheter som ges enligt lag.

Nämnden ska samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vilkas arbete och intressen rör nämndens verksamhet.

Nämnden ansvarar för att informera externt och internt inom verksamhetsområdet samt att allmänhet och företag får den service som anges i förvaltningslagen.

Övriga uppgifter

Nämnden ska ansvara för de uppgifter som med stöd av lag eller annan författning överlämnas från statliga myndigheter och som kommunfullmäktige i respektive kommun beslutar ska ligga inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska i övrigt fullfölja de uppdrag som respektive kommunfullmäktige ger nämnden.

§ 2 Ledning, styrning och uppföljning

Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de, av respektive kommunfullmäktige, fastställda målen för verksamheten efterlevs.

Nämnden ska övervaka efterlevnaden av de lagstiftningar som reglerar nämndens ansvarsområde och med stöd av dessa meddela föreskrifter och beslut. Nämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd.

Nämnden ska arbeta med kvalitetsarbete och ta till vara de möjligheter som lagstiftningen ger till att förenkla och underlätta för den enskilde.

Information, råd och upplysning ska vara en naturlig del av verksamheten. Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs.

Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelse, annan nämnd eller kommunalförbund i någon av de samverkande kommunerna. På samma sätt ska nämnden svara på remisser och avge yttranden i övrigt inom sitt verksamhetsområde som inte är av strategisk eller kommunövergripande betydelse.

Nämnden får tillämpa och efter delegation ändra taxor i enlighet med av respektive fullmäktige fastställda beslut.

Nämnden ska tillse att den löpande förvaltningen sköts rationellt och ekonomiskt samt i enlighet med de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning eller som bestämmelse i detta reglemente. Nämnden kan omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av respektive fullmäktige beslutad beloppsram och andra riktlinjer.

Ärenden i nämnden får väckas av medlem i den gemensamma nämnden genom framställan från respektive kommunfullmäktige eller kommunstyrelse.

Nämnden ska samråda med medlemmarna innan beslut fattas om att ändra befintlig verksamhet eller om ändringen är av principiell beskaffenhet, av större ekonomisk betydelse eller annars av större vikt.

Ledamöterna i de fullmäktige som är medlemmar i nämnden äger rätt att ställa frågor och interpellationer inom nämndens verksamhetsområde.

§ 3 Nämndens ställning

Nämnden fattar beslut i Sandvikens kommun och ingår avtal för Sandvikens kommuns räkning. Sandvikens kommun har därför att hantera och svara för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa på grund av annat avtal som nämnden ingått. Sandvikens kommun har regressrätt mot övriga samverkande parter med anledning av eventuella civilrättsliga krav som riktas mot Sandvikens kommun enligt ovanstående.

Nämnden ansvarar för myndighetsutövning inom sitt verksamhetsområde Nämnden får själv eller genom ombud föra de samverkande kommunernas talan i mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Nämnden äger i sådana mål och ärenden rätt att på kommunernas vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta andra avtal.

Kommunmedlemmar i de samverkande kommunerna har rätt att få lagligheten av nämndens beslut prövad enligt bestämmelserna i kommunallagen.

§ 4 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige

Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Nämnden ska två gånger per år redovisa till respektive fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem i reglementet.

Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur de uppdrag som delegerats till den fullgjorts.

Redovisningen ska ske enligt riktlinjer som fastställts av respektive fullmäktige. Redovisningen lämnas till respektive kommunstyrelse.

Nämnden ska tillse att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas enligt överenskommen plan samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet.

§ 5 Arkiv

Nämnden är ansvarig för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt Sandvikens kommuns arkivreglemente.

§ 6 Förvaltningsorganisation

Under nämnden lyder en förvaltning benämnd Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning. Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten.

§ 7 Personalansvar

Nämnden har arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar för förvaltningens personal.

Nämnden ska inom sin verksamhet ansvara för frågor rörande förhållandet mellan nämnden som arbetsgivare och dess arbetstagare, förutom i frågor inom kommunstyrelsens ansvarsområde.

§ 8 Personuppgifter

Nämnden är inom sin verksamhet personuppgiftsansvarig enligt Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataskyddsförordningen”) samt nationell lagstiftning i anslutning till Dataskyddsförordningen.

Nämnden ska utse ett dataskyddsombud.

Dataskyddsombudet ska rapportera till personuppgiftsansvarig nämnd.

Nämnden är i sin roll som personuppgiftsbiträde till andra nämnders behandling av personuppgifter skyldig att följa Dataskyddsförordningen samt nationell lagstiftning i anslutning till dataskyddsförordningen och instruktioner från personuppgiftsansvarig nämnd. Nämnden ska vidta samtliga åtgärda som anges i Artikel 28 Dataskyddsförordningen.

Dataskyddsombudet ska rapportera personuppgiftsbiträdesfrågor till förvaltningschef.

§ 9 Sammansättning

Nämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare, varav Sandvikens kommun utser 5 ledamöter och ersättare, Hofors 3 ledamöter och ersättare och Ockelbo 3 ledamöter och ersättare.

Nämnden ska ha en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande som utses av Sandvikens kommunfullmäktige. Ordföranden ska komma från Sandviken. Förste vice respektive andre vice ordföranden ska komma från Hofors och Ockelbo.

Nämnden beslutar själv om utskott ska inrättas. Inrättas inget utskott ska nämnden ha ett presidium som består av ordförande och de två vice ordförandena.

§ 10 Mandatperiod

Den första mandatperioden för den gemensamma nämnden ska löpa från och med den 1 april 2016 till och med den 31 december 2018. Därefter ska mandatperioden vara 4 år från och med den 1 januari året efter det att allmänna val hållits i hela landet.

§ 11 Presidieberedning

Om nämnden har ett presidium enligt 9 § ska de ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet beredas av presidiet om beredning behövs. Presidiet bestämmer dag och plats för sina sammanträden. Protokoll behöver inte föras från presidieberedningen.

§ 12 Utskott

Vid behov har nämnden rätt att inrätta ett utskott. Ett utskott är en mindre del av den beslutande nämnden med särskild uppgift som ska definieras av nämnden.

Om nämnden inrättar ett utskott beslutar den om antal ledamöter och ersättare. Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland nämndens ledamöter, en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande.

Utskottet sammanträder på tid och plats som det själv bestämmer. Utskottet sammanträder när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. I övrigt ska vad som föreskrivs för nämnden i dess reglemente om arbetsformer även gälla för utskottet i tillämpliga delar.

§ 13 Ordförande

Det åligger nämndens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten. Ordförande ska vidare ta initiativ i dessa frågor samt främja samverkan mellan nämnden och de samverkande kommunernas övriga nämnder. Ordförande representerar nämnden vid uppvaktningar, konferenser och sammanträde om inte nämnden bestämt annat.

§ 14 Ersättare för ordföranden

Om varken ordföranden eller någon av vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde, eller del av sammanträde, fullgör den ledamot med längst tjänstgöringstid i nämnden ordförandens uppgifter. Vid lika tjänsteålder fullgör den till levnadsålder äldste ledamoten dessa uppgifter.

Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget, för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

§ 15 Ersättarnas tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde, eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om det inte finns någon ersättare närvarande från den frånvarande ledamotens kommun ska ersättare från samma parti som den ordinarie ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Saknas ersättare från samma parti ska ersättare inträda för tjänstgöring i den ordning övriga partier är representerade i nämnden. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock företräde före annan ersättare oberoende av turordningen.

En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare trätt in i ledamotens ställe.

Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdet även när de inte tjänstgör, men inte i beslutet eller rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

§ 16 Anmälan av förhinder

En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde ska meddela detta till sitt parti som snarast meddelar namn på ersättare till nämndsekreteraren.

§ 17 Närvarorätt för kommunalråd och oppositionsråd

Kommunalråd och oppositionsråd från medlemskommunerna får närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna men inte i besluten.

Närvarorätt gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild.

§ 18 Jäv och andra hinder

En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen, sedan ärendet har handlagts.

En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

§ 19 Tidpunkt och offentlighet för sammanträden

Nämnden sammanträder på de dagar och tider som nämnden bestämmer. Sammanträden ska dessutom hållas om minst en tredjedel av nämnden begär det eller ordföranden anser att det behövs.

Nämnden får besluta att ett sammanträde ska vara offentligt. Nämndens sammanträde ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden

1. som avser myndighetsutövning, eller
2. i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

§ 20 Delta på distans

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast 5 dagar i förväg anmäla detta till ordföranden och nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

§ 21 Kallelse

Ordföranden ansvarar för kallelse till sammanträde. Kallelsen ska vara elektronisk, i undantagsfall skriftlig, med uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på ett lämpligt sätt skickas till varje ledamot och ersättare samt till annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet. Kallelse ska skickas minst sju kalenderdagar före sammanträdesdagen.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har längst tjänstgöringstid i nämnden göra detta. Vid lika tjänsteår fullgörs uppgiften av den till levnadsåldern äldste ledamoten.

Ersättare ska tillställas kallelse till alla sammanträden med nämnden.

§ 22 Ärenden i nämnd på initiativ av nämndsledamot

Ärenden ska vara skriftliga och undertecknade av en eller flera ledamöter.

Ett ärende kan bara behandlas i sak i nämnden om det ligger inom nämndens befogenhetsområde. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma ärende.

Ett ärende väcks vid ett sammanträde med nämnden.

En ersättare i nämnden får väcka ett ärende bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde.

§ 23 Justering och anslag av protokoll

Protokollet justeras av ordföranden och ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan justering sker.

Anslagsbevis ska anslås på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavla. Protokollet i sin helhet ska finnas på respektive kommun.

Nämndens sekreterare har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på de olika anslagstavlorna. Anslagstiden räknas från dagen när sista protokollet blivit anslaget på någon av kommunernas anslagstavla.

§ 24 Reservation

Om ledamot har reserverat sig mot ett beslut, och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.

§ 25 Delgivning

Handlingar som ska delges nämnden lämnas till ordföranden, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser.

§ 26 Undertecknande av handlingar

Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne, av 1: e vice ordförande eller 2: e vice ordförande i nämnd ordning, och kontrasigneras av förvaltningschef.

I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

§ 27 Anmälan om delegationsbeslut

Beslut som fattas på delegation från nämnden ska anmälas till nämnden. Delegationsbeslut anmäls genom att särskild beslutsförteckning lämnas till nämnden. Förteckningen sammanställs inför varje nämndssammanträde.

§ 28 Revision och ansvarsfrihet

Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna.

Frågan om ansvarsfrihet ska prövas av kommunfullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna.